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Accueil et formation

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Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive dans une entreprise, il est important de bien l’orienter, de lui donner toutes les informations utiles pour se sentir bien et bien faire son travail.

Pour cela il faut réaliser un accueil, mettre en place un parrainage mais aussi prévoir une formation.

Sur cette page

L'accueil
Le parrainage
Les formations
Le job description
La matrice de formation

L'accueil

Quand faut-il prévoir un accueil ?

  1. à l'entrée en service
  2. lors d'un changement de fonction
  3. lors d'un changement de lieu de travail
  4. en cas d'interruption de travail de longue durée (repos maternité, maladie, accident, chômage économique, ...) 


Par exemple, lorsque vous introduisez de nouveaux équipements ou de nouvelles activités, nous ne parlerons pas d'accueil, mais il est clair que les travailleurs ont besoin d'être formés et accompagnés.

L'accueil est démontrable

Il est important de pouvoir montrer à tout moment les informations transmises au nouvel employé.
C'est encore plus vrai lorsqu'un accident survient et que l'inspection du travail vient vérifier si la personne a été suffisamment formée.

Nous vous recommandons donc de conserver les informations fournies par écrit ou sous forme numérique et de vérifier que le collaborateur les a comprises.

Que doit contenir l'accueil ?

La brochure d'accueil, aussi bien en version papier que numérique, contient généralement :

  • informations sur l'entreprise : activités et produits, situation dans le pays ou dans le monde, organigramme
  • informations pratiques : comment rejoindre l'entreprise, où se garer, où se trouve la cantine, y a-t-il des vestiaires et des douches, etc.
  • procédures de base : que faire en cas de maladie ou d'accident, comment évacuer en cas d'incendie, etc.
  • coordonnées des interlocuteurs importants : RH, conseiller en prévention, personne de confiance, médecin du travail, conseiller en prévention pour les aspects psychosociaux. Mais parfois aussi le nom et les photos des secouristes et des pompiers internes.
  • informations diverses : comment configurer le système informatique, comment demander un congé, etc.

Il est important de se mettre à la place du nouvel employé : que voudriez-vous savoir si vous changiez de travail demain ?

Une fois les informations générales transmises, le parrainage (ou la formation) sera un bon moyen pour accompagner le travailleur dans l'apprentissage du métier.

Le parrainage

Qualités et compétences du parrain

Le meilleur parrain n’est pas forcément le travailleur le plus ancien.

Un « bon » parrain est

  • patient
  • ouvert
  • à l'aise pour expliquer 
  • positif
  • objectif

Il montre l'exemple et connaît les bonnes pratiques. Il démontre un savoir-faire et un savoir-être représentatifs de ce que l’entreprise souhaite transmettre aux futurs collaborateurs.

Comment organiser le parrainage ou la formation ?

L'employeur est responsable de l'onboarding et du parrainage. Cela ne veut pas dire qu’il doit le faire personnellement. Il peut désigner un membre de la ligne hiérarchique ou un travailleur pour épauler le nouveau collègue dans son rôle.

Dans le programme:

  • une visite complète de l'entreprise avec explication des activités et des différents services, visualisation des sorties de secours et du point de rassemblement, visite de la cantine et des toilettes, etc.
  • une explication du travail attendu
  • formations sur les méthodes, les procédés, les équipements de travail et les équipements de protection, etc.
  • instructions étape par étape
  • validation des compétences acquises (test, questionnaire, pièce à réaliser, etc.)

Une fois ces étapes franchies, le parrain reste l'interlocuteur privilégié du travailleur, mais celui-ci pourra travailler de plus en plus en autonomie.

Les formations

La prévention, ce sont des mesures techniques mais aussi de la formation.

Il est essentiel que chaque travailleur soit bien formé pour éviter les risques d'accident, de dégâts matériels et de stress. Quoi de plus difficile que de devoir faire quelque chose sans savoir comment le faire ? 

Quelle formation est obligatoire ? 

A quel moment dans la carrière ? 

Un recyclage est-il nécessaire et à quelle fréquence ? 


En collaboration avec le service du personnel et le conseiller en prévention, l'employeur développe un plan de formation et une matrice des compétences.

Selon le sujet de la formation, celle-ci pourra se donner en interne ou via un centre de formation spécialisé. Une attestation de réussite ou de participation sera ajoutée au dossier personnel du travailleur. 

Le job description

La description de fonction comprend

  • les savoir-faire : les tâches quotidiennes à accomplir, mais aussi les compétences à maîtriser ou à acquérir, les connaissances des langues, les logiciels informatiques à utiliser, etc.
  • les soft skills essentielles pour que la personne puisse se sentir bien dans l'entreprise et que l'entreprise ait des employés qui correspondent à la culture et à la vision.
  • les rôles et responsabilités que l'employé devra assumer
    Il est essentiel que la culture de sécurité de l'entreprise ainsi que les attentes et responsabilités associées à cette vision soient énoncées.

Ainsi, les travailleurs savent que la sécurité est importante et qu’elle fait partie du quotidien de l’entreprise et de la fonction.

La matrice de formation

Maintenant que la définition des compétences est claire, il est utile de créer une matrice qui permet d’identifier facilement quel collaborateur doit suivre quelle formation et dans quel délai.

Selon son niveau de formation, il peut ne pas être en mesure d'exercer certaines activités.

Pour obtenir une matrice cohérente et complète, l'employeur, les ressources humaines, le conseiller en prévention et la ligne hiérarchique devront travailler ensemble.

Exemples de formations :
  • formations techniques : conduite de chariot élévateur, installation d'échafaudages, maintenance, etc.
  • formations sécurité : VCA, risques électriques, travail en espace confiné, ...
  • formation en langues et informatique
  • formation aux soft skills : management, communication, etc.
  • formation en législation : responsabilité de la ligne hiérarchique ; responsabilité civile et pénale,...

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