Voici les 5 étapes pour tout savoir sur vos obligations et sur la manière de procéder pour affilier un nouveau collègue à votre/vos assurance(s) hospitalisation ou de groupe.
Vous accueillez un nouveau collègue ?
Vous avez certainement des avantages extralégaux intéressants à lui proposer. Une assurance de groupe, une couverture décès ou une assurance hospitalisation. Qui sait, peut-être aussi une assurance soins ambulatoires ou incapacité de travail ? Pour alléger la charge administrative qui y est liée, suivez ces 5 étapes.
Les différentes étapes :
Étape 1 : Déterminez les droits de votre nouveau collègue.
Plans de pension
Consultez votre/vos plan(s) de pension et vérifiez dans quelle catégorie et dans quel plan votre nouveau collègue doit être affilié.
Pour les plans de pension, la couverture décès et l’assurance incapacité de travail, l’affiliation à ces garanties est basée sur les conditions d’affiliation fixées dans le règlement.
Assurances soins de santé
Pour les plans hospitalisation et soins ambulatoires, tout dépend de la convention qui peut prévoir une affiliation obligatoire ou facultative.
Astuce : Si la convention le prévoit, les membres de la famille du nouveau collègue peuvent également s’affilier aux assurances soins de santé. Dans ce cas, il est important de nous transmettre les informations sur la composition du ménage de votre nouveau collègue.
Si l’affiliation des membres de la famille est obligatoire mais que ceux-ci ont déjà une assurance hospitalisation chez un autre assureur, nous avons besoin d’une attestation d’affiliation de cet autre assureur.
Vous trouverez tous les plans de votre entreprise sur AG EB Online.
Étape 2 : Collectez les données et transmettez toutes les infos légales.
Collectez toutes les données pour l’affiliation
Sous ‘Formulaires’ vous trouverez, par type de plan, un formulaire sur lequel votre collaborateur et vous pourrez compléter toutes les données pour l’affiliation. Vous pouvez ensuite nous communiquer toutes les données facilement par voie électronique via AG EB Online.
Remettez à votre travailleur toutes les infos légales et utiles
Transmettez-lui le formulaire ‘Désignation/modification du/des bénéficiaire(s)’ si l’affilié souhaite adapter l’ordre standard des bénéficiaires que prévoit le règlement en cas de décès.
La Loi Verwilghen (soins de santé)
Cette loi vous impose certaines obligations. Par exemple, vous devez informer votre employé de la possibilité de poursuivre la couverture via son employeur sur une base individuelle en cas de perte de celle-ci, ainsi que de la possibilité de préfinancement :
- Remettez à votre collaborateur affilié à un plan collectif hospitalisation et/ou incapacité de travail et/ou soins ambulatoires le document ‘préfinancement’ concernant la possibilité de prolonger ces assurances à titre individuel. Faites signer ce document pour réception.
- Remettez à votre travailleur affilié uniquement à un plan d’hospitalisation collectif la ‘fiche d’atouts AG Care Vision’. Avec cette assurance, votre travailleur peut contrer la hausse de prime ultérieure en cas de continuation individuelle d’un plan d’hospitalisation collectif.
Vous trouverez plus d’infos sur AG Care Vision sur notre site web pour particuliers.
Où trouver ces documents ? Tous les documents sont disponibles sur AG EB Online.
Étape 3 : Informez AG Employee Benefits & Health Care.
Chaque nouvelle affiliation doit être communiquée dans les plus brefs délais à AG EB/HC.
La méthode la plus rapide ? AG EB Online.
Choisissez la tâche ‘Nouvelle affiliation’ dans le menu ‘Affiliés' > 'Affiliation’ et suivez les étapes.
Étape 4 : Informez votre travailleur de son affiliation.
Dès que l’affiliation est en ordre, vous octroyez à votre travailleur un accès à une plateforme en ligne sécurisée avec toutes les informations sur ses avantages complémentaires chez AG EB/HC.
Il recevra un e-mail contenant une invitation à se connecter à MyAG Employee Benefits. Cet accès sécurisé garantit une personnalisation totale des données de votre collaborateur. Il peut également télécharger sa fiche de pension personnelle.
Envie d’en savoir plus sur MyAG Employee Benefits? Consultez la page produit.
Étape 5 : Lancement de la couverture.
Dès que la nouvelle affiliation est enregistrée dans nos systèmes, vous pouvez consulter les primes sur vos bordereaux ou factures sur AG EB Online.
Si le collaborateur doit payer lui-même (une partie de) la prime pour une ou plusieurs assurances (par ex. pour une assurance soins ambulatoires), un avis de paiement lui sera directement envoyé ou déduit de son salaire (et donc payé par l’employeur à AG)
